De acordo com o Ministério do Trabalho e Emprego, as declarações podem ser enviadas com os certificados digitais da Serasa Experian, de Pessoa Jurídica (e-CNPJ) ou Pessoa Física (e-CPF). Ainda segundo a pasta, a partir deste ano, a utilização do certificado digital para a transmissão da RAIS é obrigatória para todas as empresas que possuírem 11 ou mais vínculos empregatícios, incluindo órgãos da administração pública.
A certificação digital tem como função garantir a autenticidade, integridade, segurança e confidencialidade dos dados constantes da declaração, uma vez que assegura a identidade e as informações transmitidas pelo usuário. As retificações de informações e as exclusões de arquivos poderão ocorrer até o dia 21. Quem deixar para declarar a RAIS 2013 após o prazo, omitir dados, prestar declaração falsa ou não entregar o documento, ficará sujeito à multa.
O recibo de entrega deverá ser impresso cinco dias úteis após a entrega da declaração. O estabelecimento é deve manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, o relatório impresso ou a cópia dos arquivos do recibo de entrega da RAIS.
Veja quem deve declarar:
(Fonte: Ministério do Trabalho e Emprego)
- Inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa;
- Todos os empregadores, conforme definidos na CLT ;
- Todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Fazenda, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica;
- Empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados;
- Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas;
- Empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base;
- Órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais;
- Condomínios e sociedades civis;
- Empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
- Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior.
- O estabelecimento isento de inscrição no CNPJ é identificado pelo número de matrícula no CEI, conforme parágrafo único do art. 2º do Decreto nº 76.900/75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas físicas, urbanas e rurais que mantiveram empregados.
- O estabelecimento inscrito no Cadastro Específico no INSS (CEI), que não possui empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está dispensado de declarar a RAIS Negativa
- A empresa/entidade que possui filiais, agências ou sucursais deve declarar a RAIS separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles sujeitos à inscrição no CNPJ, na categoria de órgão-estabelecimento. No caso dos órgãos da administração pública direta ou indireta, a RAIS de cada órgão-estabelecimento deve ser fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores.
- Estabelecimento/Entidade inscrito no CNPJ e no CEI deve apresentar a declaração da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo CEI as informações devem ser declarados no CEI e se for pelo CNPJ as informações devem ser declaradas no CNPJ. No caso da declaração ser prestada no CEI, deve haver também a declaração da RAIS NEGATIVA do CNPJ.
- Estabelecimento/entidade em liquidação deverá entregar a RAIS mesmo nos casos de falência ou liquidação, pelos representantes legais definidos na legislação específica. (Governo Federal).
